Office Management Assistant (m/w/d)

Academic Work GmbH | München

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unbefristet

Vollzeit

Heute veröffentlicht

Office Management Assistant (m/w/d)

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Du bist ein Organisationstalent mit einem Auge fürs Detail? Als Office Management Assistant (m/w/d) bist du unser Gesicht nach außen und trägst du zu einer hohen Mitarbeiter-, Kunden-, und Bewerberzufriedenheit in einem internationalen Umfeld mit bei. Bewirb dich jetzt!

Über die Position

"We make people grow! Wir suchen dich für unser Team als Office Management Assistant (d/w/m) ab sofort in Vollzeit für den StandortMünchen. Unser Empfangsbereich ist essentieller Bestandteil dafür, welchen Eindruck wir bei unseren Kandidat:innen und Kunden hinterlassen. Sei das Herz und die Seele unseres Büros und mache uns jeden Tag zum best place to work. Du kümmerst dich um den Wohlfühlfaktor in unseren Räumlichkeiten und bist Hauptansprechpartner:in für unseren Niederlassungsleiter und das Team bei abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Aufgaben.

Auch wenn erste Erfahrungen gerne gesehen werden, sind für uns deine Persönlichkeit entscheidend. Das heißt, dass du auch als Berufs- oder Quereinsteiger bei uns herzlich willkommen bist.

Deine Benefits

  • Unbefristeter Arbeitsvertrag
  • Verantwortung und Gestaltungsfreiheit bei Projekten, flache Hierarchien und ein internationales und modernes Arbeitsumfeld
  • Vielseitiges und spannendes Aufgabengebiet in einem modernen und dynamischen Umfeld
  • Flexibles Arbeitszeitmodell mit Option auf Home-Office
  • Einarbeitung und monatliche Feedbackgespräche

Zudem bieten wir dir 30 (+2) Tage Urlaub, einen Laptop, ein iPhone (auch zur privaten Nutzung) und vieles mehr.

Aufgaben

  • Verantwortung der Telefonzentrale, Verwaltung des Posteingangs und -ausgangs und allgemeine Office Management Aufgaben (Bestellung von Kaffee, Getränken und Büromaterial, Ansprechpartner für interne Umzüge, Techniker bezüglich IT-Themen etc.)
  • Interne Unterstützung bei Projekten hinsichtlich der Kommunikation (u. a. Aufsetzen von Telefon- und Videokonferenzen, Versand von Team-E-Mails)
  • Enger Austausch mit den Assistenzen der anderen Teams und Standorte (National und international) zur Sicherstellung einheitlicher Bearbeitungsprozesse
  • Koordination und Organisation Meetings, internen und externen Events und Dienstreisen (national und international) und Kommunikation mit externen Dienstleistern und Kooperationspartnern
  • Empfang und Betreuung unserer Kandidat:innen & Kunden:innen im offenen Empfangsbereich und Vor- und Nachbereitung der Meeting-Räume
  • Betreuung des Fuhrparkmanagements & Zuständigkeit der Rahmenverträge für Mobiltelefone und gelegentliche Aufarbeitung der Reisekostenabrechnung

Wir suchen

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in einer serviceorientierten Branche, Quereinsteiger:innen (Hotel, Tourismus, Fitness o.Ä.) werden gern gesehen
  • Verhandlungssichere Deutsch- (C2) und gute Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift
  • Sehr hohe Dienstleistungsorientierung, ein Auge fürs Detail und ein hohes Maß an Organisationstalent
  • Professionelles, freundliches Auftreten, hohes Verantwortungsbewusstsein und selbständiges Arbeiten
  • Nachweisliche Erfahrung mit Microsoft Office, insbesondere PowerPoint, Word und Excel

Mehr über uns


Wir sind spezialisiert auf die Vermittlung von Young Professionals und bieten Karrieremöglichkeiten für Student:innen, Akademiker:innen und Quereinsteiger:innen. Academic Work zeichnet eine schwedische Unternehmenskultur aus. Was bedeutet das? Wir duzen uns auf allen Ebenen, arbeiten auf Augenhöhe und sprechen offen über Feedback und Ideen. Wir sind ergebnisorientiert und glauben daran, dass wenn wir dir als Mitarbeiter:in Freiheit schenken, du effizienter arbeiten kannst. Somit kannst du dein Privatleben mit der Arbeit vereinbaren. Damit dies funktioniert, setzen wir eine hohe Eigenverantwortung und gute Kommunikation unserer Mitarbeiter:innen voraus.

Unsere Unternehmenswerte sind nicht nur schöne Worte auf einem staubigen Dokument, sondern werden täglich von unseren Mitarbeitern gelebt. Überzeuge dich selbst:

Weitere Informationen

So bewirbst du dich für die Rolle als Office Management Assistant (d/w/m):

Wir nutzen Eignungstests, um einen soliden und fairen Rekrutierungsprozess mit einem Schwerpunkt auf die Potenziale für die zu besetzende Position zu gewährleisten. Nachdem du uns deine Bewerbung gesendet hast, erhälst du einen Link zum Test und wir melden uns, um ein erstes Telefongespräch mit dir zu vereinbaren.

Kontaktperson: Mandy Pflaumbaum, 0173 602 1718

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